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Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats

Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats
#2 - Gestion des tâches et production de documents.

Publié le : 05/10/2021 05 octobre oct. 10 2021
SECIB BE / Expertise métier

 
 

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Digitaliser, d'accord ! Mais quoi et comment ?

Des instances judiciaires aux avocats (et leurs clients) en passant par les barreaux et les legaltechs, tous les acteurs du judiciaire et du conseil s'accordent à le dire : la digitalisation est un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats. C'est même en passe de devenir une lapalissade tellement l'affirmation est rebattue à longueur de temps par les uns et les autres.

Si le consensus est à peu près général sur le sujet, son aspect pratique et ses impacts sur le quotidien des avocats peuvent demeurer lointains, voir obscures. La digitalisation a des conséquences sur plusieurs aspects de l'activité des cabinets et l'un d'entre eux est l'automatisation des processus par lesquels les avocats traitent les dossiers de leurs clients.

Pour les associés, les collaborateurs ou les assistantes, automatiser les processus de traitement des dossiers permet de se libérer d'une multitude de tâches chronophages et à très faible valeur ajoutée.

Fusion matrices/données dossiers et espace clients

Tout comme la création d'actions liées dans l'étape 1 (voir l'article et la vidéo ici), l'automatisation de la gestion des tâches et de la production de documents dont il est question aujourd'hui s'appuient sur l'exemple d'une procédure de licenciement économique.

Cette procédure se poursuit donc par la gestion des tâches à proprement parler par le ou les membres du cabinet qui sont concernés : collaborateur, secrétaire ou même avocat associé dans des cabinet de petite taille.

Une liste des tâches à accomplir est généralement accessible facilement depuis une page d'accueil ou un tableau de bord, où sont listées les actions à accomplir à la date du jour. Généralement, on a accède aussi aux tâches en retard (que le premier qui n'a pas de tâches en retard dans sa ToDo List me jette la première pierre…) ainsi qu'à celles des jours à venir pour anticiper, sait-on jamais !

Pour la procédure qui nous intéresse, la première tâche à accomplir est la rédaction de la lettre de convocation à l'entretien préalable de licenciement économique. Le paramétrage des action liées permet de proposer le modèle de document adéquat (la lettre de convocation donc, merci d'avoir suivi), ne restera à l'utilisateur qu'à indiquer les entités concernées et dans quel dossier ou sous-dossier ranger le document une fois ce dernier finalisé.

Le document ainsi généré immédiatement disponible dans un logiciel de traitement de texte (Microsoft Word, idéalement puisque c'est un standard) pour vérification ou corrections. Il pourra ensuite être enregistré dans le dossier précédemment sélectionné et/ou envoyé dans le parapheur du responsable du dossier ou autre en fonction du cycle de validation des document en vigueur au sein du cabinet si ça n'est pas ce dernier qui a créé le document.

Toutes ces étapes peuvent se répéter à l'envie selon la procédure judiciaire concernée et le nombre de documents qu'elle nécessite de produire, dans la mesure où les actions et les modèles de documents adéquats ont été correctement paramétrés aux bons délais dans le logiciel de gestion.

La suite de la procédure, et donc le sujet de notre prochain article, nous fera aborder la façon dont les éléments créés par les événements liés sont accessibles, consultables et modifiables dans les dossiers du cabinet et comment ils peuvent être délivrés aisément et de façon sécurisée aux clients via un espace en ligne.


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