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Automatisation des processus dans les cabinets d'avocats
#1 - lier les actions

Publié le : 05/10/2021 05 octobre oct. 10 2021
SECIB BE / Expertise métier

 



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Digitaliser son cabinet ? Une question qui ne se pose (presque) plus

Des instances judiciaires aux avocats (et leurs clients) en passant par les barreaux et les legaltechs, tous les acteurs du judiciaire et du conseil s'accordent à le dire : la digitalisation est un enjeu majeur pour les cabinets d'avocats. C'est même en passe de devenir une lapalissade tellement l'affirmation est rebattue à longueur de temps par les uns et les autres.

Si le consensus est à peu près général sur le sujet, son aspect pratique et ses impacts sur le quotidien des avocats peuvent demeurer lointains, voir obscures. La digitalisation a des impacts sur plusieurs aspects de l'activité des cabinets et l'un d'entre eux est l'automatisation des processus internes par lesquels les avocats traitent les dossiers de leurs clients.

Pour les associés, les collaborateurs ou les assistantes, automatiser les processus de traitement des dossiers permet de se libérer d'une multitude de tâches chronophages et à très faible valeur ajoutée.

L'automatisation des processus internes

Si les automatisations proposées par les logiciels de gestion de cabinet sont nombreuses : production, communication… Lier entre elles les actions d'une même procédure pour faciliter leur réalisation ou leur déclenchement en temps et en heure permet un gain de temps considérable. Cela limite aussi les risques d'erreurs ou d'oubli susceptibles d'invalider une procédure ou de générer de l'insatisfaction : délais à respecter, documents à rédiger, courriers à envoyer etc.

Par exemple, dans le cas d'une procédure de licenciement économique, on peut lier entre elles ses différentes étapes, séparées par les délais imposés par la législation :

  • Au départ de la procédure, il faut organiser un entretien préalable de licenciement économique. Parmi les premiers paramétrages possibles, on peut dès le début distinguer différents types d'entreprise puisque leur taille conditionne les modalités et les délais de la procédure.
  • Les tâches suivantes seront la rédaction et l'envoi au salarié de la lettre de convocation à l'entretien préalable de licenciement économique. Le logiciel génère donc les actions correspondantes, à réaliser au plus tard 5 jours avant la date de l'entretien préalable puisque c'est le délai imposé par la loi (pour une entreprise d'un seul salarié. Le paramétrage des actions liées fera varier ce délai).
    Les systèmes les plus efficaces prennent la peine d'avertir leurs utilisateurs si une date tombe sur un week-end ou un jour férié pour qu'ils puissent les modifier manuellement).
  • Cette logique de génération de tâche selon un calendrier donné (rendez-vous, rédaction de acte ou de courrier, facturation...) est ensuite répétée pour la suite de la procédure avec
    • la lettre de notification de son licenciement à l'employé
    • la rédaction et l'envoi de la lettre de notification à l'administration
    • la date d'expiration du délai de préavis. Là aussi, un paramétrage efficace permet de faire varier la procédure en fonction de l'ancienneté du salarié.

Une fois toutes ces tâches et actions liées, les données, documents, rendez-vous ainsi que les temps facturables renseignés à chaque étape (et que nous verrons plus en détail dans un autre article) se retrouvent au sein même du dossier client et de l'agenda du cabinet, prêts à être consultés ou modifiés par les utilisateurs autorisés à le faire. Un tel chaînage d'action est bien entendu possible pour de nombreuses procédures judiciaire : divorce par consentement mutuel, saisie immobilière ou procédure d'appel etc

Rendez-vous dans 2 semaines pour la deuxième partie de notre série de vidéos et d'articles sur la digitalisation et l'automatisation des procédures des cabinets 'avocats : l'automatisation de la génération de documents grâce à la fusion de matrices de documents et des données de vos dossiers.
 


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