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La signature électronique pour avocats : simplement pratique ou vraiment rentable ?

Publié le : 07/04/2021 07 avril avr. 04 2021

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SECIB BE / Expertise métier

Considérée comme une commodité il y a encore quelques années, la signature électronique s'est imposée à la lumière de la crise sanitaire comme un outil indispensable aux cabinets d'avocats. Contrats, conventions d'honoraires, actes juridiques, … Autant de documents de la vie des justiciables et des entreprises qui peuvent être signés sans déplacement ni envoi postal. Les procédures vont à leur terme rapidement et les délais de facturation raccourcissent.

La signature : un procédé juridique ancien

Formalisée juridiquement au cours des XVIème et XVIIème siècles en remplacement des sceaux et autres croix, la signature est, selon le code civil, "Un moyen nécessaire à la perfection d'un acte juridique, en identifiant celui qui l'appose. Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui découlent de cet acte (…)" Elle est depuis, et quelle que soit sa forme, un des marqueurs de la validité et de l'authenticité de nombreux actes juridiques ou documents légaux...

Le cadre juridique de la signature est resté inchangé pendant plus de 2 siècles. Ça n'est que la démocratisation des technologies de l'information et la multiplication des échanges de documents numériques qui a amené le législateur à se pencher sur le besoin de sécurité juridique pour ces documents. Quelle confiance leur accorder ? Comment les traiter ? Est-ce qu'ils peuvent être signés et comment ? Avec en ligne de mire, la question de la signature électronique.

Si les progrès dans le chiffrement des échanges ont rendu possible la sécurisation technique des documents électroniques, la sécurité juridique de ces supports restait à consolider.

Un cadre juridique nécessaire

C'est la directive européenne 1999/93/CE sur la signature électronique qui a permis sa reconnaissance juridique en tant que procédé technique cryptographique
Le cadre légal étant posé, les cabinets d'avocats pouvaient s'en emparer. En théorie du moins car dans la pratique, les solutions commerciales devaient pouvoir répondre à plusieurs exigences

La signature électronique, plus fiable que la signature manuscrite ?

Pour obtenir des documents signés qui soient non seulement officiels et juridiquement conformes mais également fiables, infalsifiables et recevables dans les tribunaux, les cabinets d'avocats doivent se tourner vers des solutions qui répondent à des normes sécurité élevée et qui utilisent des systèmes de chiffrement sophistiqués.

Les documents signés via de telles applications tendent à devenir plus fiables que ceux signés de façon manuscrite. Ils apportent plus de sécurité aux individus et aux structures concernées, ainsi qu'aux cabinets qui en encadrent la signature.
Qui plus est, l'utilisation du certificat européen eIDAS garantit des signatures valables dans et en provenance de tout l'espace européen, idéal pour les cabinets de conseil dont les clients exercent à l'international.

Un investissement rentable

Les solutions de signature électronique sécurisées et fiables permettent aux cabinets d'avocats de digitaliser le dernier maillon de leur chaîne de production qui nécessitait encore souvent impression, envoi postal, réception et archivage physique des documents signés, avec tous les contre-temps et imprévus imaginables : délais de livraison, signataire oublieux, retards de traitements…

Mais si elle facilite et accélère grandement de nombreuses procédures, la simple digitalisation de la signature par le biais d'applications ad-hoc trouve ses limites quand plusieurs logiciels doivent être utilisés au cours du cycle de vie d'un document :

Logiciel de traitement de texte pour la génération du document
Application de gestion des signatures pour ajout de l'encart destiné aux signature, l'envoi au signataire et la surveillance de l'avancement des signatures
Logiciel de gestion de cabinet pour le rattachement des documents signés aux dossiers des clients.

Qui plus est, toutes ces étapes manuelles de traitement et les changements de logiciels compliquent l'automatisation des process. C'est donc du côté de l'intégration des outils de signature électronique aux logiciels métier qu'il faut regarder.

Bien intégrée, la signature électronique devient une simple étape dans le cycle de vie des documents d'un cabinet et c'est le logiciel du cabinet qui centralise toutes ces jalons :

Génération des documents ou de leurs modèles grâce au traitement de texte intégré
Préparation des documents avec identification automatique du signataire et ajout de l'encart de signature
Envoi du document individuel ou en masse avec personnalisation des messages (noms, adresses, emails des signataires)
Monitoring en temps réel de l'avancement des signatures et relances des retardataires
Rattachement rapide des documents aux dossiers concernées

Avec un gain de temps mesuré à 5 min par signature, un cabinet générant 300 documents à signer (cessions d'actions ou de de parts, statuts d'EURL…) peut tabler sur un retour sur investissement de plusieurs milliers d'euros par an. La signature électronique est également un signal positif qui peut être communiqué aux clients des cabinets, renforçant au passage le lien de confiance qui les lie.

De la nécessité à l'investissement

La signature est un procédé ancien qui a changé avec les siècles mais qui demeure irremplaçable pour la validité de nombreux documents légaux ou juridiques. Tout comme le développement de l'imprimerie et l'augmentation du nombre de lettrés en leurs temps, la signature évolue et devient électronique avec la numérisation massive des échanges de données.

Plus rapide, plus fiable et quasiment infalsifiable, la signature électronique libère les cabinets d'avocats des aléas et des contraintes matérielles de leurs chaînes de production et de facturation.

C'est aujourd'hui un investissement qui, avec le temps gagné sur les impressions, les envois et les réceptions évités s'avère rapidement rentable pour les structures qui l'adoptent.

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