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Avocats : 5 critères pour bien choisir votre nouveau logiciel de gestion

Publié le : 22/03/2021 22 mars mars 03 2021

SECIB BE / Expertise métier

Faiblesses d’exécution, ralentissements ou manque de nouvelles fonctionnalités… Votre outil de gestion est vieillissant, ne répond plus à vos besoins et vous empêche d'évoluer ? Il est temps d’en changer pour un logiciel de nouvelle génération qui vous permette mobilité et collaboration.

Mais comment choisir ? Voici pour vous 5 critères pour évaluer vos options et prendre la bonne décision.

Critère n°1 : facilité d'utilisation

Les applications pour smartphones et tablettes ont fait faire d'énormes progrès aux éditeurs de logiciels en termes d'ergonomie et de simplicité d'utilisation. Les nouvelles solutions de gestion sont, pour la plupart, suffisamment intuitives pour une prise en main autonome par leurs utilisateurs, au moins pour leurs fonctions de base.

Dans le même sens, votre nouveau logiciel de gestion doit être utilisé par l’ensemble des membres de votre cabinet (associé·e·s, collaborat·eurs·rices et assistant·e·s) afin d'exploiter collectivement toutes ses fonctionnalités et d'acquérir un niveau optimal de productivité le plus rapidement possible.

Critère n°2 : mobilité et la collaboration

Les évolutions du métier d'avocat et le contexte (sanitaire, concurrentiel et économique) ont rendu primordiale la mobilité. Tous les membres de votre cabinet doivent pouvoir travailler ensemble où qu'ils se trouvent. Il est donc essentiel que votre nouveau logiciel intègre des solutions de visioconférence, de tchat, de travail collaboratif sur des fichiers partagés, de partage d'agenda etc.

Critère n°3 : automatisation

Pouvoir automatiser des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée est l’un des grands bénéfices d’un logiciel récent.

La facturation et relance d'impayés

Paramétrez vos taux horaires et vos barèmes, les tâches terminées et leurs temps passés facturables sont ajoutées aux factures transmises aux clients. Définissez le nombre de jours avant de déclencher le processus de relance, ces dernières seront automatiquement envoyées aux dates souhaitées.

Le plus : lorsque votre logiciel rend compatibles les données de facturation avec les formats de données utilisés par les logiciels de comptabilité.

Les actions liées

Comme son nom l’indique, cette fonctionnalité permet de lier entre elles différentes actions en un processus normalisé. Un rendez-vous peut être rattaché à la rédaction d'un courrier puis à la saisie d'un temps puis à de la facturation. Elles permettent plus de visibilité sur les délais, organisent vos différentes échéances pour un dossier ou une procédure de façon à ne plus oublier aucune échéance ou tâche.

La production de documents

Des modèles de documents normalisés et des bases de données bien organisées permettent aux logiciels de générer automatiquement vos actes et vos courriers. Certains logiciels proposent, par une séquence de questions logiques, l'ajout automatique des données de vos clients (noms, adresses, éléments du dossiers) dans vos modèles de documents. Pratiques et simples d'utilisation, ces "questionnaires intelligents", outre un gain de temps considérable, écartent les risques d'erreurs et d'oublis.

Le parapheur électronique

Plus besoin de faire circuler de parapheur physique entre différents bureaux : chaque personne concernée accède aux documents sur son logiciel. Vous n’avez qu’à le paramétrer ("à relire", "en cours", "à signer"…) et le parapheur obéit à un workflow automatisé paramétré selon les circuits de validation prédéfinis.

Clausier

Dans un logiciel avancé, un clausier peut être bien plus qu’un simple catalogue de clauses. Il permet de sélectionner clauses et paragraphes qui s'ajoutent automatiquement à une amorce de document. Vous valorisez votre base documentaire en accélérant drastiquement les tâches de production.

L’espace client

Il facilite, dématérialise et automatise l'échange d'informations et de documents avec vos clients au sein d'un espace réservé et sécurisé où il peuvent suivre l’avancement de leur dossier, envoyer des pièces et même régler leurs factures.

Les relances d’impayés

Fini les soucis de relances d’impayés : il vous suffit, au moment de la facturation, de configurer les délais avant chacune des trois relances qui seront automatiquement adressées aux dates correspondantes sans que vous ayez à vous le rappeler.

Critère n° 4 : hébergement locale ou dans le Cloud ?

Le mode d'hébergement détermine en partie le niveau de sécurisation des données et, bien entendu, les possibilités de mobilité de vos équipes.

Solution locale (on premise)

On premise, votre logiciel est installé sur vos ordinateurs et les données traites sont stockées sur le serveur de votre cabinet, en interne. Vous n'êtes pas à l'abri d’un incident : dysfonctionnement, surchauffe, incendie, inondation, vol… De plus, ce matériel a une durée de vie limitée et son remplacement aura un jour ou l’autre des conséquences en terme de coût et d’organisation. Si un hébergement local apporte un peu de sérénité et de contrôle, elle est en fait porteuse de risques et les données hébergées ne sont accessibles à l'extérieur du cabinet qu'au prix d'un paramétrage lourd et contraignant.

Solution hébergée (SaaS – Software as a Service)

Si votre logiciel est toujours installé sur votre ordinateur (ou une appli sur votre smartphone ou votre tablette) vos données sont hébergées en sécurité sur des serveurs externes et accessibles 24h/24 et 7j/7.

Un abonnement mensuel ou annuel vous fait bénéficier de l'hébergement sécurisé (bien entendu) mais aussi de la maintenance et des mises à jour ainsi que d’une assistance technique. Vos données restent accessibles à tout moment et de n'importe quel appareil, même en cas de panne, de perte ou de vol de votre ordinateur.

Côté sécurité, votre prestataire peut utiliser des serveurs puissants et sécurisés, opérant des sauvegardes régulières et redondantes, contrairement au serveur que vous pourriez posséder au sein du cabinet, beaucoup plus vulnérable.
Pour encore plus de sérénité, préférez un hébergement dans un datacenter français régit par le droit français. Un gage de sécurité et de proximité et qui vous assurera le respect de la règlementation européenne sur le transfert et l'utilisation de données.

Critère n° 5 : choisir votre prestataire

Le choix de votre prestataire est essentiel, car il sera à vos côtés pour l'installation et le paramétrage de votre logiciel et la formation de votre équipe à son utilisation. Il vous accompagnera aussi sur la maintenance et l’assistance. En plus d'être un expert technique, il doit aussi connaître parfaitement les fonctionnements des cabinets d’avocats : composition, process, habitudes de travail, contraintes mais aussi le niveau de maturité des équipes quant à l’usage d’un nouveau logiciel…

Veillez aussi à la disponibilité et à la qualité du support, auquel vous pourrez faire appel en cas de doute ou de difficulté. Sur ce point, assurez-vous que le support client soit basé en France et composé d'experts des métiers du droit.

Pour conclure

Avant de choisir le nouveau logiciel de gestion de votre cabinet d'avocats, il faudra vous poser les bonnes questions. Quels sont vos besoins, vos habitudes de travail, sur quel matériel travaillez-vous ? Quelles fonctionnalités pourraient vraiment améliorer votre quotidien ? Comme évoqué dans notre dernier critère, le choix de votre prestataire sera également fondamental car c’est la garantie d’être bien conseillé et bien accompagné pendant une période sensible pour votre structure.

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